Depuis que j’ai commencé ma carrière en tant qu’entrepreneur, j’ai réalisé le importance cruciale de l’organisation de mes tâches et la productivité personnelle en général. J’ai donc appris chaque système (j’ai commencé avec le fameux GTD et suivi de tous les autres) et j’ai utilisé chaque application.

Et il y a eu trop d’options pour les deux, que j’ai essayées et j’ai fini par quitter, à plusieurs reprises, retardant le travail important.

Il y a quelque temps, j’ai lu un article qui commençait par le regret de savoir comment pourrions-nous être déjà en 2018 et qu’il n’y avait pas encore d’application décente pour organiser les tâches.

Nous sommes en 2020 et nous sommes toujours les mêmes.

Le problème avec la plupart des systèmes et applications pour organiser les tâches

Le cycle d’utilisation des systèmes et des applications pour organiser les tâches fonctionne comme ceci, du moins dans mon cas (et je le sais dans beaucoup d’autres):

  1. Vous trouvez un nouveau app ou système qui promet que vous allez enfin organiser vos tâches efficacement.
  2. Vous commencez à l’utiliser avec illusion, en transférant les données de l’ancienne application pour organiser les tâches. C’est un peu lourd, mais « ça vaudra la peine » (le travail, cependant, ne fait toujours pas).
  3. Ça semble marcher, bien que ceci et cela puisse faire défaut, mais bon, vous vous adapterez.
  4. Avant longtemps, tu prends du retard Car, encore une fois, cette nouvelle application ou système ne convient pas du tout et représente plus un travail supplémentaire qu’une aide.
  5. Après plusieurs jours, vous ne vous souvenez même plus quelle application vous avez utilisée Et vous continuez à organiser les tâches comme vous le pouvez, tandis que les informations sont réparties sur différents systèmes.
  6. Vous retrouvez quelque chose Cela promet que, cette fois, vous organiserez vos tâches efficacement et le cycle se répète à partir du point 1.

Les méthodes complexes d’organisation des tâches ne fonctionnent pas

La première chose que nous devons prendre en compte pour notre organisation personnelle est que les méthodes complexes d’organisation des tâches ne fonctionnent pas.

Pas même ceux qui sont « minimalement » compliqués. La plupart mettent simplement un travail de plus entre les devoirs et l’exécution.

Les applications et les systèmes, pour être efficaces, doivent être:

  • Extrêmement facile.
  • Extrêmement pratique.

Mais de nombreuses applications et systèmes vous obligent à prendre votre façon de travailler et à commencer à la tordre pour vous adapter à la façon dont, selon eux, ils pensent être la «correcte».

Modifications du flux de travail, utilisation d’applications spécifiques sur mobile ou ordinateur, saisie de données gênante via le clavier du téléphone …

En fin de compte, vous devez mémoriser de nouvelles choses, de nouvelles habitudes, ajouter du travail supplémentaire, alors que la promesse était qu’ils vous l’enlèveraient.

Donc après avoir tout essayé, c’est ce que j’utilise depuis longtemps et qui est le mieux adapté pour organiser mes tâches. C’est ce qui enlève mon fardeau, au lieu de me le donner. Je ne peux pas garantir qu’il conviendra à tout le monde, mais vous voudrez peut-être l’essayer.

Les 2 outils que j’utilise pour organiser mes tâches

Actuellement, je ne compte que sur 2 outils pour organiser les tâches, si on peut les appeler ainsi.

  1. Un calendrier en ligne, dans ce cas le Google Agenda. C’est mon choix en raison de son énorme confort, de son bon fonctionnement et de son intégration avec d’autres éléments, tels que le téléphone et son assistant pour vous.
  2. Un fichier texte brut sur l’ordinateur, situé dans un dossier qui se trouve dans le cloud et, par conséquent, synchronisé sur tous les appareils que j’utilise lorsque j’en ai besoin.

Le fichier texte brut est ce petit document au format .txt d’une vie, que je peux écrire ou éditer avec n’importe quoi, où que je sois.

Finalement, en fonction du temps, j’utilise un cahier papier, notamment pour m’accompagner dans certains projets spécifiques ou lorsque j’ai besoin d’écrire quelque chose pendant la journée de travail (idées qui surgissent, solutions, etc.).

Rien ne vaut la commodité du papier: il fonctionne instantanément, il ne coûte rien de l’utiliser, vous ne le trouvez jamais téléchargé quand vous en avez besoin … Le deuxième élément le plus pratique est ce fichier texte. Je l’utilise plus que le notebook pour une raison simple, cela me permet de rechercher plus facilement le texte.

Ma méthode actuelle d’organisation des tâches

Ces 2 outils sont inclus dans un flux d’organisation des tâches qui suit ces 8 étapes.

  1. Planifiez toujours la veille. À la fin de chaque journée de travail, je définis les tâches que je souhaite voir terminées pour le lendemain. Il est très important de planifier la veille, si je m’assois tous les matins « pour voir ce que j’ai à faire », j’ai perdu.
  2. Réduisez la liste de tâches. En fait, pour chaque jour que j’ai habituellement 3 tâches importantes maximum Et rien de plus. Presque toujours, lié à: travail direct pour les clients, marketing ou produit. Ces tâches n’incluent pas « répondre aux e-mails » ou autres. Pour annoter les tâches, les classer par priorité, etc., j’utilise généralement le fichier texte, mais vous pouvez utiliser une application de gestion de tâches, une application de projet si nous travaillons en groupe, ou même un agenda papier si elle s’adapte.
  3. Réservez une heure précise pour chaque tâche en début de journée. Maintenant, je prends le calendrier Google et je définis les heures spécifiques que je vais travailler sur chaque tâche le lendemain, si je peux et je n’ai aucun engagement, je le fais toujours aux premières heures de la journée.
  4. Le reste de la journée après les premières heures je le laisse pour les tâches nécessaires, mais de faible valeur. Courriels, questions administratives, rendez-vous incontournables, etc. Je ne suis pas très draconien dans l’organisation du temps une fois les premières heures de la journée passées, en fait, je laisse toujours des espaces et de la place aux imprévus.
  5. Soyez ponctuel et commencez par la première tâche du calendrier le lendemain matin.
  6. Vider ce qui apparaît dans le fichier texte ou le calendrier. Des idées, des imprévus, des choses à garder à l’esprit … Lorsqu’elles apparaissent, je les renverse le cas échéant pour les retirer du milieu. Si c’est quelque chose dont je dois me souvenir ou que je dois faire à un certain moment (comme voir ou appeler quelqu’un), j’insère un rappel dans le calendrier pour qu’il m’alerte et que je n’oublie rien. Si ce sont des idées ou des commentaires, je les mets dans le fichier texte ou dans le cahier.
  7. Appliquer une imperméabilisation des tâches. Ça signifie ne pas travailler sur ce qui n’était pas prévu comme une tâche importante. Si c’est extrêmement urgent (notre meilleur client a un problème et il faut le régler dans l’instant, par exemple), évidemment je vais devoir m’adapter instantanément, la vie est comme ça. Sinon, je planifie cette tâche qui survient pour une autre fois (en la transformant en calendrier) ou je l’écris dans le fichier texte à faire et à planifier à la fin de la journée.
  8. À la fin de la journée, je vérifie le fichier texte / cahier et le calendrier plusieurs jours. Cela me permet de me faire une idée de s’il y a des engagements écrits et quand, je façonne les notes et les tâches, je fais une liste avec chacun d’eux, les priorise et reviens au point 1, en choisissant les 3 plus importants (maximum ) pendant les premières heures du jour suivant et en bloquant cette heure pour eux.

Quelques considérations supplémentaires sur la façon d’organiser les tâches

L ‘ »étanchéité » du point 7 est cruciale car, si je ne l’applique pas, de nouvelles choses vont apparaître (souvent comme excuse pour ne pas travailler sur ce qui est important et tergiverser). Ils seront presque toujours plus engageants et me distraire des objectifs importants de la journée. Je ne devrais pas courir après ces choses nouvelles ou ils me dévieront de la route et à la fin de la journée l’important ne continuera pas

Quand ils arrivent, je les planifie sur le moment avec un rappel pour plus tard dans le calendrier ou je les écris pour les revoir à la fin de la journée.

À moins qu’un événement imprévu ne soit strictement urgent, nous avons le calendrier des rappels et le fichier ou le cahier des notes qui doivent «sortir de la tête». De cette façon, mon esprit se repose après en avoir pris ce qui commençait à me gêner. Et je peux être sûr que je ne l’oublierai pas parce que:

  • Le calendrier me rappelle si c’est quelque chose qui doit être fait à un moment précis.
  • Je pourrai le voir dans le fichier texte ou le cahier lorsque je le réviserai à la fin de chaque journée de travail et l’organiserai ensuite.

Ce moment de revue et d’organisation à la fin de chaque journée est bien plus important qu’il n’y paraît, en fait, est la clé pour avoir un lendemain productif.

La logique d’utiliser 2 choses (calendrier et fichier) est qu’il n’y a pas d’application qui fait tout parfaitement.

En fin de compte, il faut presque toujours s’abandonner à l’utilisation de divers outils pour organiser leurs tâches.

Bien sûr, moins il y en a, mieux c’est, cela évite les redondances et le double travail. Cependant, si vous avez trouvé une application qui, dans votre cas, répond parfaitement à tous vos besoins en matière de planification quotidienne, de rappels et de stockage d’informations, allez-y. Vous pouvez appliquer les 8 étapes précédentes en utilisant uniquement elle.

Comme vous pouvez le voir, en substance, c’est très simple. Il ne nécessite pas non plus de gros outils ou d’investissements. L’un des avantages de Google Agenda est que vous pouvez entrez les rappels nécessaires à l’aide de l’assistant vocal, ce qui facilite grandement le travail et n’interrompt pas seulement la tâche que je suis.

Comme toujours, je ne pense pas avoir la vérité ou qu’il n’y en a qu’une. Je ne dis donc pas que c’est un système infaillible pour organiser vos tâches, mais après presque 20 ans de recherche et de test, c’est ce qui a le mieux fonctionné pour moi.