Aujourd’hui, nous allons parler de techniques pour organiser nos tâches et augmenter la productivité personnelle.

Le principal problème avec les techniques utilisées pour organiser les tâches des entreprises est que, dans la plupart des cas, ils sont trop complexes.

Et dans le monde réel, le compliqué ne démarre pas ou ne tient pas trop longtemps et nous revenons aux anciennes façons de faire.

Donc, au cours de ces années, ce qui a le mieux fonctionné pour moi a été de simplifier et de revenir à l’essentiel.

Voici donc 5 techniques simples pour organiser les tâches qui fonctionnent.

1. Revenez à l’analogique et concentrez-vous sur les objectifs importants à l’aide d’un tableau blanc

L’un des principaux problèmes de productivité est que De petites tâches sans importance nous occupent la plupart du temps.

Cela nous empêche de nous concentrer sur des objectifs importants.

La technique la plus simple pour se concentrer sur ce qui est important est de toujours garder à l’esprit et en vue les principaux objectifs de la journée.

L’un des effets psychologiques les plus curieux est ce qu’il appelle habituellement: «Hors de vue, hors de l’esprit».

Et cela revient à dire que, dès que nous perdons de vue quelque chose que nous oublions.

Nous nous concentrons sur ce que nous voyons et attirons notre attention, et comment pouvons-nous en profiter pour être plus productifs?

L’une des meilleures méthodes est aller dans un magasin Fournitures de bureau et achetez un tableau noir pour notre lieu de travail.

Il peut s’agir d’un tableau magnétique ou de tout autre type, mais que vous permet d’écrire et de garder en vue quels sont vos objectifs Pour ce jour-là.

Et idéalement aussi, notez les principales tâches de la journée.

De cette façon, notre esprit a toujours cet indice visuel et n’est pas oublié. Au contraire, il a tendance à tirer parti de l’effet de se concentrer sur ce que vous voyez.

Il n’y a rien de plus courant que d’oublier ce que nous voulions accomplir, de nous laisser prendre à des tâches sans valeur, comme répondre à des courriels ou surfer sur Internet, oublier ce que nous voulions faire.

Cette technique simple nous aidera à réorienter notre travail vers les objectifs que nous nous sommes fixés ce jour-là.

Le tableau blanc est idéal car il est grand, attrayant pour les yeux et il est donc impossible de ne pas voir ce qui est important.

Mais si ça ne peut pas être, nous pouvons écrire dans un poster le ces objectifs quotidiens et les faire coller sur l’écran de l’ordinateur.

Cela garantira également que nous les avons toujours en vue.

De cette façon, nous contrebalancerons la distraction en oubliant et en profitant du fait que l’esprit se concentre sur ce qu’il peut voir, alors qu’il oublie rapidement ce qui se trouve en arrière-plan.

2.- Commencez chaque élément de votre liste de tâches par un verbe

Une autre technique d’organisation personnelle simple consiste à commencer chaque élément de notre liste de tâches par un verbe.

Cela encourage l’action et indique clairement ce que nous devons faire..

J’étais coupable d’avoir mis beaucoup de tâches floues et encombrées dans mon application de gestion des tâches.

Des exemples de telles tâches étaient:

  • «Livre de marketing ».
  • «Projet X ».

Cela ne m’a rien dit exactement quoi faire et cela a créé de la confusion., contribuant au sentiment désagréable que vous ne bougez pas, car vous ne savez pas exactement quelle est la prochaine étape.

Puis j’ai découvert la technique simple qui le premier mot d’une tâche devait toujours être un verbe. Par exemple.

  • « Écrivez le livre de marketing. »
  • «Établir les objectifs à atteindre avec le projet X» ·

Quand je regardais mes devoirs, le verbe m’a déjà dit exactement ce que je devais faire et m’a incité à agir.

De nombreux entrepreneurs n’ont pas de liste de tâches mais une liste de «des trucs », et c’est l’un des gros problèmes de productivité.

Ce que nous avons l’intention de faire ressemble à une nébuleuse de «les sujets «  que nous ne savons pas très bien où ils commencent et où ils finissent.

Avec cette technique simple selon laquelle le premier mot est toujours le bon verbe pour la tâche, nous façonnons ces choses sans forme.

Cela étant clair, nous explorerons comment mieux faire cette liste de tâches.

3.- Soyez très clair sur production réaliser ce que nous allons faire et le détailler dans la tâche elle-même

Pour être productif, nous voulons que le flou soit net.

Pour cela, nous avons utilisé les deux techniques précédentes. Mais nous devons aller plus loin dans la définition de nos tâches.

Continuant avec l’exemple, je sais déjà que je dois écrire le livre Marketing, mais c’est encore trop diffus pour l’écrire sur mon tableau.

Par conséquent, pour chaque tâche que nous nous fixons, nous devons être clairs sur le production obtenir. C’est-à-dire, le résultat tangible que nous voulons avoir devant nous une fois cette tâche accomplie.

Cette production doit être mesurable. Si nous atteignons cette mesure, la tâche est terminée, sinon, nous devons continuer.

Par exemple, en écrivant ce livre de marketing, je peux souhaiter qu’il contienne au moins 1000 nouveaux mots, ou un chapitre entier.

Ou peut-être avons-nous déjà écrit le chapitre et ce que nous voulons, c’est le peaufiner pour qu’il passe du projet au texte final.

Toutes ces choses sont les sorties tangible.

Si un observateur externe vient, il peut regarder ce que nous avons fait et, effectivement, vérifier si nous avons terminé la tâche ou non.

Alors, pour mieux façonner cette tâche, nous nous demandons quel résultat tangible voulons-nous quand nous avons fini Et nous le verbalisons de manière appropriée lorsque nous l’écrivons sur notre liste de tâches que nous aurons sur ce tableau en vue, avec les objectifs de la journée.

Exemples:

  • « Écrivez 1000 mots de livre de marketing ».
  • « Ecrivez un chapitre entier sur les plans marketing. »
  • « Établir les 3 objectifs principaux du projet X ».

Maintenant, nous détaillons déjà les tâches correctes, en commençant par un verbe et en étant clair sur le résultat tangible que nous obtiendrons si nous le terminons correctement.

Nous progressons, mais de nombreuses techniques utilisées pour organiser les tâches des entreprises sont rigides et ne tiennent pas compte du fait que de nombreux projets sont diffus, avec une multitude de mini-tâches de toutes sortes à faire.

Penchons-nous là-dessus.

4.- Travaillez un certain temps sur la tâche

À certaines occasions, le production dans une tâche, il sera difficile à définir. Il y a des tâches nécessaires qui, souvent, ne peuvent avoir un résultat excessivement clair.

J’explique.

À l’instar du livre Marketing, si je suis au tout début du projet et que je recherche ce qu’il faut inclure, il est souvent difficile d’obtenir quelque chose de tangible.

J’écris une série de notes, passe en revue du matériel intéressant, rafraîchis mes connaissances pour voir ce qui est inclus ou non …

C’est un travail ingrat, mais nécessaire et qui n’a parfois pas de production très défini. De la même manière, il peut y avoir beaucoup de petites activités de différents types, que je ne peux pas inscrire dans ma liste de tâches parce qu’elles ne me conviendraient pas ou parce qu’elles changent constamment selon le besoin du moment.

De même, vers la fin du livre, je corrigerais les errata, réviserais les chapitres et donnerais la forme finale au texte …

C’est un travail très nécessaire, mais pas aussi tangible que d’avoir écrit 1000 nouveaux mots.

Que dois-je faire dans les cas où je ne suis pas clair sur un production pouvez-vous définir?

Dans ces situations vous devez fixer un certain temps pour travailler sur ce projet.

Un exemple d’une telle tâche serait:

  • « Passez en revue le livre de marketing pendant 50 minutes ».

A ce moment-là je corrige des errata, j’inclus une image ici, tandis que j’y raccourcis un texte …

Lorsque nous ne sommes pas très clairs sur un résultat tangible à obtenir avec la tâche, nous avons simplement mis un peu de temps et promis de ne pas quitter le fauteuil tant que le temps consacré à y travailler n’est pas écoulé.

Cette technique, appelée timeboxing, Il est également très utile pour les tâches qui nécessitent beaucoup d’efforts.

En fait, l’une des incarnations les plus célèbres de la timeboxing c’est la technique Pomodoro. Dans celui-ci, nous divisons le travail en intervalles de 20 ou 25 minutes, avec 5 pauses intercalées entre eux et une pause légèrement plus longue après avoir terminé plusieurs Pomodoros.

Cette technique d’organisation fonctionne parce que la seule façon de manger un éléphant (s’attaquer à une tâche énorme) est de petites bouchées. Tout le reste est voué à l’échec.

Imaginons que je travaille sur une présentation commerciale très complexe.

Vous ne devriez probablement pas essayer de le terminer en une seule séance, cela prendra peut-être des jours. De cette façon, la tâche est toujours là sur le tableau ou partout où vous l’avez exposée, inachevée et produisant ce sentiment d’épuisement et de manque de progrès.

Si nous ne pouvons pas diviser un travail en tâches claires et tangibles, encore une fois Je le divise en temps et j’ai défini une tâche qui est:

  • « Préparez la présentation de vente pendant 40 minutes. »

De cette façon, il est beaucoup plus abordable et nous le rayerons de notre liste.

5.- Réduisez les tâches importantes à 3

Cela semble fou, mais il faut prioriserParce que la journée n’a plus d’heures et, surtout, nous avons une énergie limitée.

Même si nous avions des journées de 48 heures, nous n’aurions pas la force de faire deux fois plus de travail.

Alors, quand nous sommes au tableau noir pour nous organiser, posez-nous la question suivante:

« Si on me disait que demain je ne peux terminer que trois tâches et pas une de plus, lesquelles choisirais-je pour rentrer chez moi avec le sentiment d’avoir progressé dans l’important? »

La question est la suivante, de tout ce calendrier si saturé que nous avons habituellement, vraiment seulement 20% des tâches sont importantes.

Sérieusement, c’est pratiquement toujours comme ça.

La réduction à 3 tâches principales nous oblige à séparer le grain de l’ivraie et à nous concentrer sur ce qui est important.

Dans quelques mois, la différence entre avoir terminé ce qui est important ou non sera marquée par le fait d’avoir fait face à ces tâches importantes.

C’est pourquoi il est prioritaire d’identifier ce qu’ils sont et de les noter clairement en vue.

Nous ne sommes pas des surhommes et honnêtement, s’il y a une chose que j’ai vue qui fonctionne en termes de productivité, c’est le fait que la solution pour faire plus est généralement de faire moins.

Maintenant nous l’avons. 5 techniques simples pour organiser les tâches dans notre entreprise, qui fonctionnent et contribuent à augmenter notre productivité. Les mettre en pratique nous permettra d’obtenir plus de résultats avec moins d’efforts.

Le problème principal

En tant que petits entrepreneurs, nous sommes l’âme de l’entreprise. Si nous travaillons bien, l’entreprise va bien, mais si notre productivité faiblit, toute l’entreprise souffre.

Par conséquent, si vous êtes accablé par de nombreuses tâches, ce projet ne va pas de l’avant ou, tout simplement, vous voulez faire plus, en moins de temps et mieux, continuez à lire.

1. Se concentrer sur des objectifs importants à l’aide d’un tableau noir

L’un des principaux problèmes de productivité est que De petites tâches sans importance nous occupent la plupart du temps. Cela nous empêche de nous concentrer sur des objectifs importants.

L’une des techniques les plus simples pour se concentrer sur la priorité est de toujours garder à l’esprit les objectifs importants de la journée.

L’un des effets psychologiques les plus curieux qui existent est, en anglais, appelé: « Hors de vue, hors de l’esprit » et en vient à dire que, dès que nous perdons de vue quelque chose que nous oublions.

Nous nous concentrons sur ce que nous voyons et attirons notre attention, et comment pouvons-nous en profiter pour être plus productifs?

Gardez toujours à l’esprit les objectifs de la journée et les tâches importantes.

Pour cela, l’une des meilleures méthodes est aller dans un magasin Fournitures de bureau et achetez un tableau noir pour notre lieu de travail.

Cela peut être un tableau magnétique ou de tout autre type, mais que vous permet d’écrire ou d’avoir une vision claire de vos objectifs pour cette journée et des trois tâches les plus importantes de la journée.

De cette façon, notre esprit a toujours cet indice visuel et n’est pas oublié. Au contraire, il a tendance à tirer parti de l’effet de se concentrer sur ce que vous voyez.

Il n’y a rien de plus courant que d’oublier ce que nous voulions accomplir, de nous laisser prendre à des tâches sans valeur, comme répondre à des courriels ou surfer sur Internet, et oublier ce que nous voulions faire.

Avec cette technique simple, nous aurons toujours nos objectifs en vue sur ce tableau, ce qui nous aidera à réorienter notre travail vers eux.

Le tableau blanc est idéal car il est grand, attrayant pour les yeux et il est donc impossible de ne pas voir ce qui est important.

Mais si ça ne peut pas être, nous pouvons écrire dans un poster le ces objectifs quotidiens et les faire coller sur l’écran de l’ordinateur.

Cela garantira également que nous les avons toujours en vue. De cette façon, nous contrebalancerons la distraction en oubliant, et nous profiterons de la concentration de l’esprit sur ce qu’il peut voir.

2.- Commencez chaque élément de votre liste de tâches par un verbe

Lors de la rédaction des tâches principales sur notre tableau, la manière appropriée est de les commencer par un verbe.

Cela encourage l’action et définit ce que nous voulons réaliser.

J’étais coupable d’avoir mis beaucoup de tâches floues et encombrées dans mon application de gestion des tâches.

Des exemples de cela étaient: «Livre de marketing » ou « Projet X ».

Cela ne m’a rien dit exactement quoi faire et cela a créé de la confusion., contribuant à ce sentiment haineux de ne pas bouger parce que vous ne savez pas exactement quoi faire ensuite.

Puis j’ai découvert la technique simple qui le premier mot d’une tâche devait toujours être un verbe. Par exemple.

« Ecrire un livre de marketing ».

«Établir les objectifs à atteindre avec le projet X» ·

Quand je regardais mes devoirs, le verbe m’a déjà dit exactement ce que je devais faire et m’a incité à agir.

De nombreux entrepreneurs n’ont pas de liste de tâches mais une liste de «des trucs », et c’est l’un des gros problèmes de productivité.

Ce que nous avons l’intention de faire ressemble à une nébuleuse de «des trucs » ou « les sujets « , que nous ne savons pas très bien où ils commencent et où ils finissent.

Avec cette technique simple que le premier mot est toujours le bon verbe pour la tâche, nous façonnons déjà une forme claire pour ceux «des trucs » informe.

Cela étant clair, nous explorerons comment mieux faire cette liste de tâches.

3.- Soyez très clair sur production réaliser ce que nous allons faire et le détailler dans la tâche elle-même

Pour être productif, nous voulons que le flou soit net. Pour cela, nous avons utilisé les deux techniques précédentes. Mais nous avons besoin de plus pour définir nos tâches.

Continuant avec l’exemple, je sais déjà que je dois écrire le livre Marketing, mais c’est encore trop diffus pour l’écrire sur mon tableau.

Par conséquent, pour chaque tâche que nous nous fixons, nous devons être clairs sur le production réaliser, c’est-à-dire le résultat tangible que nous voulons avoir devant nous une fois cette tâche accomplie.

Cette production doit être mesurable. Si nous atteignons cette mesure, la tâche est terminée, sinon, nous devons continuer.

Par exemple, lors de l’écriture de ce livre de marketing, je peux souhaiter avoir au moins 1000 nouveaux mots dans le livre, ou un chapitre entier. Ou peut-être avons-nous déjà écrit le chapitre et ce que nous voulons, c’est le peaufiner pour qu’il passe du projet au texte final.

Toutes ces choses sont les sorties tangible.

Si un observateur externe vient, il peut regarder ce que nous avons fait et, effectivement, vérifier si nous avons terminé la tâche ou non.

Alors, pour mieux façonner cette tâche, nous nous demandons quel résultat tangible voulons-nous quand nous avons fini et nous le verbalisons de manière appropriée lorsque nous l’écrivons au tableau.

Exemples:

« Écrivez 1000 mots de livre de marketing ».

« Ecrivez un chapitre entier sur les plans marketing. »

« Établir les 3 objectifs principaux du projet X ».

Maintenant, nous détaillons déjà les tâches correctes, en commençant par un verbe et en étant clair sur le résultat tangible qui produira si nous le terminons correctement. Penchons-nous là-dessus.

4.- Travaillez un certain temps sur la tâche

À certaines occasions, le production dans une tâche, il sera plus difficile à définir. Il y a des tâches nécessaires qui, souvent, ne peuvent avoir un résultat excessivement clair.

J’explique.

En continuant avec l’exemple du livre Marketing, si je suis au tout début du projet et que je recherche ce qu’il faut inclure, il est souvent difficile d’obtenir quelque chose de tangible.

J’écris une série de notes, passe en revue du matériel intéressant, rafraîchis les connaissances pour voir ce que j’inclus ou non … C’est une tâche ingrate, mais nécessaire et qui parfois n’a pas de production très défini.

De même, vers la fin du livre, je corrige des errata, je révise des chapitres et je finalise le texte … C’est un travail très nécessaire, mais pas aussi tangible que d’avoir écrit 1000 nouveaux mots.

Que dois-je faire dans les cas où je ne suis pas clair sur un production pouvez-vous définir?

Rien ne se passe, dans ces situations vous devez fixer un certain temps pour travailler sur ce projet. Exemple:

« Passez en revue le livre de marketing pendant 50 minutes ».

A ce moment-là je corrige des errata, j’inclus une image ici, tandis que j’y raccourcis un texte …

Lorsque nous ne sommes pas très clairs sur un résultat tangible à obtenir avec la tâche, nous avons simplement mis un peu de temps et promis de ne pas quitter le fauteuil tant que le temps consacré à y travailler n’est pas écoulé.

Cette technique, appelée timeboxing, Il est également très utile pour les tâches qui nécessitent beaucoup d’efforts.

Imaginons que je travaille sur une présentation commerciale très complexe. Vous ne devriez probablement pas essayer de le terminer en une seule séance, cela prend peut-être des jours. De cette façon, la tâche est toujours là, sur le calendrier, inachevée et produisant ce sentiment d’épuisement et de manque de progrès.

Si nous ne pouvons pas le décomposer en tâches claires et tangibles, Je le divise en temps et j’ai défini une tâche qui est:

« Préparez la présentation de vente pendant 40 minutes. »

De cette façon, c’est beaucoup plus abordable. Je suis sûr que je pourrai entreprendre cette tâche, au lieu de toujours la laisser pour plus tard, car elle est si grande, diffuse et lourde, que je n’ai jamais assez de motivation pour commencer.

Ainsi, en cas de doute sur le résultat tangible d’une tâche, nous la divisons en périodes de temps que nous passerons à travailler dessus, ce qui se rattache à ce qui suit Pirater ou tactique.

5.- Réduisez les tâches importantes à 3

Cela semble fou, mais il faut prioriserParce que la journée n’a plus d’heures et, surtout, nous avons une énergie limitée.

Même si nous avions des journées de 48 heures, nous n’aurions pas la force de faire deux fois plus de travail.

Alors, quand nous sommes au tableau noir pour nous organiser, posez-nous la question suivante:

«Si on me disait que demain je ne peux terminer que trois tâches et pas une de plus, lesquelles choisirais-je pour rentrer à la maison avec le sentiment d’avoir progressé dans ce que je voulais vraiment?

La question est la suivante, de tout ce calendrier saturé, vraiment seulement 20% des tâches sont importantes. Sérieusement, c’est pratiquement toujours comme ça.

Dans quelques mois, la différence entre avoir terminé ce qui est important ou non, seules quelques-unes de toutes les tâches feront.

C’est une priorité que nous identifions ce qu’ils sont.

Nous ne sommes pas des surhommes et honnêtement, s’il y a une chose que j’ai vue qui fonctionne en termes de productivité, c’est le fait que la solution pour faire plus est généralement de faire moins.

Maintenant nous l’avons. 5 touches simples, qui fonctionnent et qui contribuent à augmenter notre productivité, en obtenant plus de résultats avec moins d’effort.