Le Balanced Scorecard est une méthodologie de travail vétéran, mais très utile pour toute entreprise, quelle que soit sa taille ou ce qu'elle fait.

Voici donc une explication simple de ce qu'est le tableau de bord et pourquoi il est important. De même, les étapes pour démarrer ladite carte de score sont expliquées.

Qu'est-ce que le tableau de bord équilibré

Le Balanced Scorecard est un outil popularisé par Robert Kaplan et David Norton. Est à propos un tableau de contrôle avec les indicateurs essentiels d'une activité, répartis en 4 groupes:

  • La finance.
  • Client.
  • Personnel.
  • Processus internes.

De cette façon, vous pouvez voir l'évolution de ces indicateurs essentiels, vérifier ce que nous faisons et ce que nous devrions améliorer.

Ainsi, nous maîtriserons les aspects essentiels de notre activité et à tout moment nous aurons les rênes et nous saurons où aller pour atteindre les objectifs que nous avons proposés.

Le Balanced Scorecard fournira un aperçu des éléments essentiels de la PME ou de l'entreprise en tant que pigiste en un coup d'œil. Et ce qui est plus important, on passe de la photo statique à l'analyse dynamique, en pouvant, dans ledit Scorecard, voir la tendance et l'évolution des indicateurs essentiels.

De cette façon, nous pouvons anticiper les choses importantes et agir avec le temps.

Les parties du tableau de bord équilibré

Les indicateurs à intégrer dans le Balanced Scorecard sont regroupés, selon la méthodologie Kaplan et Norton, en quatre domaines essentiels:

  • La finance: Nous trouverons ici les indicateurs essentiels pour contrôler que notre situation financière est celle souhaitée, en fonction de nos objectifs et de notre stratégie.
  • Client: des indicateurs essentiels sur notre relation avec l'actif le plus précieux que nous pouvons avoir.
  • Personnel: Compte tenu de l'importance des ressources humaines, les indicateurs qui nous montrent le statut de nos collaborateurs doivent être pris en compte.
  • Processus internes: ou ce à quoi notre activité est vraiment dédiée. Nous pouvons fabriquer quelque chose ou nous pouvons être purement commercial, quoi que ce soit, nous devons identifier nos processus internes essentiels et mesurer leur performance, de cette façon nous nous améliorerons et serons plus efficaces.

En un coup d'œil, nous obtenons une image des processus et des caractéristiques critiques de notre PME ou de notre activité en tant qu'indépendants.

Pourquoi le Balanced Scorecard est la solution à de nombreux problèmes commerciaux

Pendant ce temps, après avoir travaillé avec des milliers d'entrepreneurs, un problème s'est posé sur la plupart de ces initiatives: manque de clarté.

Littéralement, beaucoup ne savent même pas exactement ce qu'ils entrent chaque mois. Et ce n'est même pas l'indicateur clé le plus important, mais c'est l'un des plus élémentaires. Cela donne une idée du manque de clarté dans la plupart des petites entreprises.

Sans de bonnes données, il est impossible de prendre de bonnes décisions. Le Balanced Scorecard vous permet de disposer de ces données clés dans les domaines les plus importants de l'entreprise.

Il y a une perception erronée que le tableau de bord ne convient qu'aux grands, que la PME ou même les indépendants n'ont pas de ressources (ou de temps) pour ces choses.

Grosse erreur qui les met dans une situation désavantageuse.

Les petites entreprises peuvent tirer davantage d'avantages du tableau de bord étant beaucoup plus faisable à mettre en œuvre et à surveiller. La taille plus petite donne la possibilité de tout contrôler de manière plus détaillée et de mener à bien votre stratégie plus efficacement.

À quoi sert le tableau de bord équilibré?

Certains le voient comme un simple tableau où se trouvent les indicateurs clés de l'activité (maintenant appelés KPI à cause de cette façon de ne pas traduire de l'anglais). Cependant, c'est bien plus.

La stratégie de notre entreprise doit donner lieu à des objectifs, des actions, des ressources dédiées, etc.

Le Balanced Scorecard est l'outil pour mener à bien cette stratégie, éviter les écarts par rapport à nos objectifs et apporter des solutions.

Prévenir, plutôt que guérir, devrait être la fonction du tableau de bord équilibré.

Analyser la raison d'éventuels écarts par rapport aux objectifs et, sur la base de cette analyse, profiter également des opportunités qui peuvent se présenter pour améliorer nos objectifs et optimiser notre stratégie et nos actions.

Pour que le Dashboard soit vraiment utile, il est prioritaire que la PME ou l'indépendant sache ce qu'ils veulent et comment ils vont le faire (leur stratégie) et, une fois que cela est clair, trouve les indicateurs essentiels à maîtriser cette stratégie.

Et comment démarrer le Balanced Scorecard?

Ces étapes fournies ici doivent être partagées et tous les employés essentiels de l'entreprise y participent.

1. Connaissez votre stratégie

C'est-à-dire, tout d'abord, assembler la base, savoir ce que vous voulez et avoir des directives claires pour savoir comment vous allez y parvenir.

Votre entreprise doit avoir un plan stratégique qui indique où vous voulez aller, si vous ne l'avez pas, vous devriez commencer à le développer.

2. Classer

Une fois que vous connaissez vos clés stratégiques, divisez-les en quatre groupes dont nous avons déjà parlé.

Si ladite stratégie est suffisamment élaborée et classifiée, vous ne devriez pas avoir de problème à cette étape.

Si vous n'êtes pas très clair, essayez l'inverse, en partant de la quadruple division, réfléchissez aux points clés de la stratégie de votre PME en référence à ses finances, ses clients, son personnel et ses processus internes.

3. Transformez ces clés en objectifs

Autrement dit, rendez cette stratégie tangible et réelle.

Si votre plan financier ne consiste pas à emprunter trop, fixez-vous un objectif, mais un objectif qui soit réel et possible, et qui soit accepté par ceux qui sont impliqués dans ces objectifs.

Si, par exemple, vous ne voulez pas vous endetter et en faire un objectif de votre activité, concluez un accord précis avec la personne qui tient les comptes pour établir de manière réaliste ce que signifie ne pas s'endetter.

4. Définir les indicateurs les plus appropriés

Autrement dit, les indicateurs les plus importants pour contrôler vos objectifs commerciaux. Encore une fois, choisissez les valeurs souhaitées pour ces indicateurs en consensus avec les personnes concernées.

La définition de ces valeurs cibles vous aidera à localiser les écarts et à maintenir votre stratégie en phase avec la réalité.

Le fait est qu'un véritable tableau de bord équilibré ne spécifie pas d'indicateurs clés que tout le monde devrait suivre.

En d'autres termes, je ne peux pas vous dire que mes indicateurs clés, tels que la valeur à vie d'un client ou la conversion des visiteurs en parties intéressées, sont également les indicateurs que vous devez inclure dans votre tableau de bord équilibré.

C'est une erreur très courante, créant le même tableau de bord équilibré pour tout le monde, car il est censé y avoir des indicateurs clés que tout le monde devrait suivre.

Les indicateurs que j'ai nommés, j'ai spécifiés à partir de ma stratégie et des objectifs particuliers de mon entreprise. Mais dans votre cas, ils peuvent ne pas fonctionner, car par exemple, il n'a pas de sens de calculer la valeur à vie d'un client ou vous n'avez pas d'entonnoir de vente égal au mien.

Beaucoup pensent que le Balanced Scorecard est de définir des KPI qui sont immuables et fonctionnent toujours, mais non.

Les indicateurs que nous souhaitons suivre, dans chacun des 4 domaines, sont personnels et non transférables. Dérivé de ce que nous voulons réaliser dans notre entreprise.

5. Lancer la procédure de surveillance et d'analyse

Il existe des outils spécifiques sur le marché (des outils qui stockent et même analysent des données), mais ils sont généralement coûteux.

Il suffit que quelqu'un soit en charge de surveiller, maintenir les données et faire un rapport, une analyse des données et localiser les points clés pour que stratégie et réalité soient la même chose.

Cela peut être fait avec Excel (la solution la plus utile), ou avec des applications programmées spécifiquement pour cela, comme je l'ai fait dans Ressources pour les PME toutes ces années. En fait, les images qui illustrent cet article proviennent des applications que j'ai créées et utilisées au fil des ans, en appliquant et en personnalisant le concept de Balanced Scorecard.

Réfléchissez bien si vous maîtrisez vraiment les aspects essentiels de votre activité, si vous connaissez vraiment son statut. Sinon, vous devriez penser à mettre en place un tableau de bord équilibré, avant qu'une mauvaise surprise n'apparaisse et qu'il ne soit trop tard.