Avec la crise actuelle causée par le coronavirus, on ne peut pas s’arrêter, mais la façon de travailler doit changer. C’est une priorité que, chaque fois que nous le pouvons, nous optons pour le télétravail.
Pour cela, nous aurons besoin d’une série d’applications permettant ce travail à distance et coordonné sans que cela n’entraîne de perte de productivité.
En fait, c’est le bon moment pour montrer que d’autres façons de faire peuvent être aussi efficaces, voire plus efficaces, que celles en face à face.
Personnellement, je fais du télétravail depuis plus de 15 ans et la vérité est que j’ai essayé des logiciels de télétravail de toutes sortes. D’après mon expérience, l’objectif d’une entreprise avec télétravail doit être l’efficacité dans la coordination à distance de 6 points essentiels:
- Communications entre équipes de travail. Y compris la substitution des réunions en face-à-face aux réunions vidéo.
- Appels vidéo et visioconférences. En fait, cela fait partie des communications, mais c’est tellement important que nous devons lui donner sa propre section.
- Gestion de tâches et de projets. Couvrant la gestion efficace des équipements à distance.
- Gestion à distance des documents et des fichiers. Y compris le télétravail et l’édition et la révision simultanées de rapports, de feuilles de calcul, etc. Cela implique également une synchronisation et une sauvegarde de fichiers sécurisées.
- Synchronisation et sauvegarde de fichiers. Encore une fois, il pourrait être inclus dans le point précédent, mais encore une fois, il est si important qu’il mérite sa propre mention.
- Gestion des relations clients et fournisseurs. Aujourd’hui plus que jamais, nous devons être proches et nous assurer, dans la mesure du possible, que le travail avec eux se poursuit et nous aidons nos relations clients à avoir le moins d’impact possible.
Pour chacun de ces 4 points, je veux montrer les meilleures applications de télétravail que j’ai personnellement utilisé. Comme toujours, ce n’est en aucun cas une liste, mais basée sur une expérience de travail à distance personnelle.
1. Applications de communication et coordination d’équipe pendant le télétravail
Le maintien d’un canal de communication ouvert et efficace pendant le télétravail est essentiel pour que le fonctionnement de notre entreprise non seulement ne souffre pas, mais obtenir de meilleurs résultats.
Pour cela, une communication fluide est nécessaire et les meilleures applications pour cela sont:
Mou. Le roi de la communication d’entreprise à distance
Slack est l’application qui, bien avant tout cela, a démarré une norme dans pratiquement toutes les entreprises qu’ils devaient coordonner les équipes et les travailleurs à distance (ou même en personne).
Slack a la capacité de créer des groupes, de partager des fichiers, des robots qui aident à organiser des tâches plus récurrentes et de base pendant le télétravail …
Sans aucun doute, Slack est la première application que toute entreprise, quelle que soit sa taille, devrait envisager pour couvrir ses communications générales lors du télétravail.
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Microsoft Teams, l’option de communication pour ceux qui sont fortement intégrés dans l’écosystème Microsoft
Microsoft Teams est une application de type Slack pour la communication générale et la gestion d’équipe, qui s’est rapidement fait un nom pour une raison simple: est intégré à Office 365 et de nombreuses entreprises dépendent fortement des applications Microsoft.
Si tel est notre cas, nous devrions jeter un coup d’œil à Microsoft Teams pour la communication générale et la coordination pendant le télétravail. Ce sera l’application qui nécessitera le moins de changer les habitudes et sera mieux intégrée aux documents et applications Office.
Accédez au site Web de Microsoft Teams
PRIME
Après avoir tout essayé, voici les 20 applications essentielles utilisées dans les Ressources pour les PME. Pour gérer les clients, le marketing, les projets, etc.
2. Le meilleur logiciel pour les appels vidéo et les visioconférences
Si, au sens large, ce sont également des applications de communication, les appels vidéo et les visioconférences sont si importants dans le télétravail qu’ils méritent une place à part.
Zoom Meeting, l’option d’appel vidéo et de visioconférence pour le télétravail qui réussit le plus
Si nous voulons des appels vidéo et des visioconférences, Zoom Meeting est probablement l’application que nous voulons essayer en premier.
Disponible pour Mac, Windows, Linux, iOS et Android, Zoom Meeting propose des niveaux gratuits et payants. Cependant, même dans la version gratuite, vous pouvez organiser des réunions individuelles et de groupe de qualité.
Bien sûr, pour les réunions avec trois participants ou plus, il y a une limite de temps de 40 minutes dans la version gratuite.
Honnêtement, 40 minutes de n’importe quelle réunion semblent trop, mais bien.
Zoom Meeting propose d’autres options de télétravail intéressantes, comment partager le bureau et les applications, les tableaux blancs et les annotations, ainsi que d’autres fonctionnalités payantes dans d’autres applications de la compétition, comme l’enregistrement de la vidéo des réunions au format MP4.
En outre, le cryptage TLS 256 bits garantit la sécurité des réunions tenues et des fichiers qui y sont partagés.
Il dispose également de plugins disponibles pour Microsoft Outlook et Chrome qui peuvent être utilisés pour planifier des réunions, tandis que les administrateurs ont un excellent contrôle sur ces réunions et les salles de chat créées dans Zoom.
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Skype pour les entreprises. L’alternative la plus basique
Skype est conçu pour les appels vidéo à un niveau basique et personnel et la réalité est que la version de base n’est pas conçue pour un environnement professionnel, il lui manque donc de nombreuses fonctionnalités de Zoom Meeting, par exemple.
Cependant, sa solidité et ses bonnes performances en font une alternative réalisable pour toutes les entreprises et entreprises qui doivent coordonner peu de personnes, ou pour des réunions et des communications en face à face où il n’y a pas plus de quatre personnes impliquées en même temps.
De plus, il est disponible pour pratiquement toutes les plates-formes informatiques et mobiles, ce qui facilite son intégration dans notre flux de travail.
De même, Skype a une version professionnelle, intégrée à Microsoft Teams, qui permet quelque chose de plus comme Zoom Meeting.
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Hangouts Business, l’outil de visioconférence de Google
Si nous sommes plus intégrés dans l’écosystème Google que dans d’autres, et que nous utilisons par exemple Google Agenda et autres, nous serons peut-être intéressés par Google Hangouts Meet, l’outil de visioconférence, très similaire aux Google Hangouts habituels, mais axé sur les affaires.
Certains de ses principaux avantages sont:
- Appels vidéo et audio avec jusqu’à 250 participants si vous avez l’édition G Suite.
- Accès facile aux réunions avec un lien pour rejoindre en un clic depuis un mobile ou un ordinateur
- Intégration avec Google Agenda, etc.
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3. Logiciel de gestion des tâches et des projets pendant le télétravail
Cette classe d’applications nous permet de gérer les tâches de l’équipe, de les regrouper par projets, d’attribuer ces tâches à des utilisateurs spécifiques, d’afficher l’état d’exécution, de partager des fichiers et des documents de projet et même de communiquer efficacement entre les membres de l’équipe.
Pour souligner le fait qu’une bonne application de gestion de projet peut permettre de réaliser presque tout le télétravail nécessaire. Cependant, il est également vrai que, comme cela arrive souvent, les applications qui essaient de tout faire en même temps ont tendance à le faire d’une manière légèrement pire que les outils spécialisés pour chaque tâche spécifique.
Trello. Gestion de projet simple au format Kanban
Bien que Trello n’ait pas autant de fonctionnalités de gestion de projets et de tâches que d’autres outils plus spécialisés, je l’utilise personnellement depuis longtemps et je le recommande. Principalement, car il peut être très simple et intuitif, en particulier pour les projets et les tâches au sein des entreprises avec de petites équipes.
Certaines de ses fonctionnalités les plus intéressantes sont:
- Gestion simple des tâches au format Kanban. De cette façon, vous créez un tableau pour le projet, vous créez des colonnes et dans chacun d’eux, des cartes. Le chef de projet peut ajouter des étiquettes, des priorités, des utilisateurs, des dates, etc., à chaque carte.
- Opération glisser-déposer: Ce qui facilite la reprogrammation des tâches, la modification de leur statut et l’édition de projets.
- Ajouter des documents, fichiers, etc.
- Mises sous tension, qui sont des avantages supplémentaires, comme le calendrier, par exemple.
Trello a de nombreuses fonctionnalités gratuites, même si vous pouvez à peine utiliser mises sous tension dans ce cas pour augmenter les capacités.
Il est également intégré à de nombreuses autres applications, telles que Dropbox, Google Drive, etc., étant si populaires.
Pour de nombreuses petites entreprises, ce sera intuitif et efficace. Cependant, pour les projets plus complexes ou les grandes entreprises avec des besoins très spécifiques, cela peut être un euphémisme.
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Asana, l’application de gestion de projet la plus intéressante pour la plupart
Si au lieu de Trello, vous souhaitez une gestion plus traditionnelle de projets, de tâches et d’équipes pour le télétravail, Asana devrait être le premier logiciel que vous essayez.
Gratuit pour les équipes de 15 utilisateurs maximum, avec Asana, vous pouvez gérer des projets, des tâches, avoir des vues de tableau de bord et de calendrier, attribuer des tâches, contrôler les dates de livraison et bien plus encore.
De plus, étant une application leader et déjà expérimentée, elle sera sûrement intégrée à la plupart des applications que vous utilisez déjà, ainsi qu’à d’autres services tels que Dropbox et autres.
Sans aucun doute, si Trello ne convient pas, 90% des petites entreprises et entrepreneurs trouveront la meilleure option à Asana.
Aller sur le site Asana
Bitrix 24, probablement la meilleure option mondiale pour gérer toute votre entreprise à distance
Si ce que nous voulons, c’est gérer l’entreprise autant que possible à partir d’un seul endroit, Bitrix 24 sera sûrement ce que nous recherchons.
Cela inclut la gestion des tâches et des projets, mais pas seulement, vous disposez également de fonctionnalités CRM, d’administration ou de communication, car c’est un excellent outil de gestion globale.
Comme c’est souvent le cas avec ce type d’outil, ce grand avantage peut également présenter certains inconvénients. Principalement que peut être un peu écrasant au début Si nous voulons utiliser tout ce qu’il propose et que, comme cela se produit généralement, cela fait tout bien, mais cela peut ne pas aller aussi loin dans tous les aspects qu’un outil spécialisé peut le faire pour chaque section de l’entreprise.
Cependant, pour ceux qui ne veulent pas fragmenter, et veulent tout avoir au même endroit, Bitrix 24 est recommandé en tant que chef de projet et, si cela correspond à notre façon de travailler, bien plus que cela.
Notez qu’il a un plan gratuit assez généreux.
Aller sur le site Bitrix24
Todoist, la solution la plus simple et la plus intuitive pour gérer les tâches et les projets
De toutes les applications de gestion des tâches, celle que j’ai le plus utilisée est Todoist. Pour pigistes, indépendants et micro-entreprises, il est idéal, car ses avantages sont très bons et ce n’est pas aussi compliqué que d’autres solutions peuvent l’être.
Pour les équipes, il peut également être adapté. En fait, Todoist permet, dans sa version gratuite, jusqu’à 80 projets et 5 personnes par projet. Les versions payantes incluent déjà des rappels, des commentaires, des pièces jointes et partagées …
Personnellement, je l’ai beaucoup utilisé pour son excellente intégration avec Google Agenda, un outil essentiel dans mon workflow.
Par conséquent, pour des cas simples ou des projets plus petits, avec Todoist, nous aurons cet équilibre entre facilité et performances. Étant donné que de nombreuses entreprises s’adaptent au télétravail avec la nécessité de le faire très rapidement, cette fonctionnalité peut être essentielle pour éviter de perturber la coordination des équipes à distance.
Aller sur le site Todoist
4. Logiciel de travail à distance avec documents et fichiers
Ces applications permettent quelque chose de fondamental dans le télétravail: l’accès, par tous ceux qui en ont besoin, aux différents fichiers et documents importants de l’entreprise. Pour être efficace dans ce télétravail, ces applications doivent le permettre.
- L’accès (avec les autorisations et autorisations appropriées) à ces documents et fichiers. Ce que cela signifie de les sécuriser dans le cloud de manière à permettre à tous ceux qui en ont besoin (et disposant des autorisations d’accès appropriées) de les avoir disponibles.
- Travail simultané avec eux. C’est-à-dire que plusieurs personnes peuvent travailler dessus, en même temps si nécessaire et sans problèmes de versions obsolètes sans savoir qui a changé quoi dans les rapports, les feuilles de calcul, etc.
Les meilleures applications pour cela sont.
Google Docs, une très bonne suite bureautique pour la collaboration au bureau à distance
Personnellement, c’est l’option que j’utilise avec mes clients et pour mon travail, donc je commence par elle. Dans mon cas, je l’utilise pour 3 raisons.
- Ses applications bureautiques sont bonnes. Ils n’ont peut-être pas autant de fonctionnalités qu’Office, mais ils en ont largement assez dans mon cas et dans de nombreux autres cas.
- La collaboration et l’édition en ligne sont excellentes. Avec un bon système de changements et de commentaires par plusieurs utilisateurs, même en même temps, ils sont très bons.
- J’utilise beaucoup l’écosystème Google. Autrement dit, Gmail, Google Drive pour les fichiers … Comme c’est mon cas, évidemment la suite bureautique de Google me sert mieux que d’autres car elle est mieux intégrée en standard.
De cette façon, je peux créer du contenu, des feuilles de calcul, recevoir des commentaires, partager des documents avec les clients et éditer directement ce qu’ils veulent …
De plus, pour mon travail, je n’ai pas besoin des services professionnels de GSuite (l’option commerciale de ces outils) afin de pouvoir tout utiliser gratuitement.
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Office 365. L’option de la suite bureautique pour ceux qui utilisent l’écosystème Microsoft
Si vous êtes très intégré à l’écosystème Microsoft (c’est-à-dire que vous utilisez Office, Outllok, Skype, etc.), Office 365 est la meilleure option pour le télétravail de bureau dans votre entreprise.
Sans aucun doute, c’est le plus puissant et, au final, le choix dépend de notre cas particulier.
Accédez au site Web Office 365
Notion. Probablement le meilleur outil pour organiser la documentation, les notes … et tout en général
Personnellement, j’utilise Notion pour presque tous mes besoins en documentation, notes et organisation personnelle.
La notion est difficile à décrire, car c’est un outil vaste et puissant, mais ce serait un lieu de travail commun.
En fait, cela permet créer différents espaces de travail et, dans ceux-ci, créer des documents, des notes, des tableaux, des calendriers, télécharger des fichiers et tout ce dont vous avez besoin pour travailler sur chacun d’eux.
Bien sûr, cela permet de les partager et de permettre à différents utilisateurs de travailler dans ces espaces, de mettre à jour ou de modifier ces documents, tableaux, etc.
Par exemple, je peux créer un espace appelé « Marketing » et que chaque personne qui y travaille dispose d’un endroit centralisé pour créer des matériaux, revoir les autres, prendre des notes, etc.
Personnellement, par exemple, j’ai un espace de travail créé dans Notion pour chaque aspect important de mon entreprise. Dans ces espaces, je peux créer les sous-sections nécessaires (par exemple, dans la section Marketing, je peux créer une section spécifique pour la commercialisation de chaque produit ou service).
Notion a une partie gratuite, qui sera un peu courte tout de suite, mais elle est très bon marché par utilisateur pour tout ce qu’elle propose.
Au début, il peut être un peu déroutant de comprendre ce que fait Notion, en raison de sa puissance et de ses performances énormes, mais après une demi-heure passée à apprendre, vous vous rendrez probablement compte de son énorme pouvoir pour le télétravail.
Allez sur le site Notion
5. Applications de télétravail pour garder les fichiers de notre entreprise synchronisés et sécurisés
Au sein de la section collaboration avec les archives, il est essentiel:
- Que nous avons ces fichiers accessible et synchronisé dans le cloud.
- Que nous avons sauvegarde de ces fichiers.
Comme nous le verrons, une chose n’est pas la même chose qu’une autre, voyons donc les meilleures options dans chaque cas.
Dropbox, Google Drive et Microsoft Drive pour synchroniser nos fichiers dans le cloud
L’idéal est d’avoir tous les fichiers dans le cloud, de manière sécurisée et synchronisée, afin que nous puissions travailler dessus et qu’il n’y ait pas de gâchis de versions et de pièces jointes.
Les 3 principales options de synchronisation de fichiers pour le télétravail sont:
- Dropbox Business. Une option vétéran avec un fonctionnement impeccable. De plus, il met en œuvre des options de collaboration intéressantes.
- Google Drive. L’option Google, la plus généreuse en termes de ce que vous obtenez gratuitement si nous l’utilisons personnellement.
- Microsoft OneDrive. L’option pour ceux qui ont fortement intégré l’écosystème Microsoft dans leurs processus de travail.
Lequel choisir? Eh bien, personnellement, j’utilise Google Drive pour la même chose que j’ai dit, non pas parce que cela semble le meilleur de tous, mais parce que j’utilise l’écosystème Google. Je l’ai opté et c’est l’option la plus pratique dans mon cas.
Cela ne veut pas dire que c’est votre choix. Si vous travaillez beaucoup avec Windows et Office, le plus pratique sera sûrement Microsoft OneDrive.
Les autres options sont iCloud d’Apple, si c’est votre préférence principale.
iDrive, service de sauvegarde de fichiers
La question d’avoir une sauvegarde de nos fichiers est essentielle, mais encore plus si nous allons parier sur le télétravail. Par conséquent, un tel service est important.
Ce pas la même chose qu’un service de synchronisation de fichiers comme ceux que nous avons vus auparavant.
Si, par exemple, une personne disposant des autorisations suffisantes supprime un fichier synchronisé dans Dropbox, nous le perdons tous.
Ainsi, un service de sauvegarde conserve les fichiers importants dans un endroit sûr dans le cloud et peut les restaurer en cas d’accident ou de perte.
Bien sûr, j’ai encore essayé un millier de services de ce type et, personnellement, j’utilise iDrive pour cela. Il dispose de 5 Go gratuits et d’un prix économique si nous en avons besoin de plus, en plus de services intéressants pour les entreprises, tels que sauvegarde de serveurs.
Accédez au site Web iDrive
SpiderOak One, un logiciel de sauvegarde alternatif
Si, pour une raison quelconque, iDrive ne nous convainc pas, une bonne alternative est SpiderOak One. Ce service a, par exemple, des applications natives si vous utilisez Linux sur vos ordinateurs (ce qu’iDrive n’a pas).
Il n & # 39; a pas de segment gratuit, mais c & # 39; est assez bon marché.
Aller sur le site de SpiderOak One
6. Applications CRM: relations clients et fournisseurs
Peu importe que nous options ou non pour le télétravail. Pour les clients et les fournisseurs, nous devons avoir une application CRM implémentée (Gestion de la relation client) ou la gestion de la relation client.
Ce logiciel nous permet de tracer les communications avec eux, de savoir où nous en sommes, quelles opportunités et quels problèmes sont survenus, en plus d’être très clair sur les tâches à effectuer avec eux pour vendre et qui doit les réaliser.
Quelle que soit la distance, malgré le télétravail, avec un CRM nous pouvons toujours être aux côtés du client.
À cet égard, j’ai déjà analysé les meilleurs CRM gratuits. Donc pour cette section du logiciel de télétravail, il est préférable de consulter ce lien sur le meilleur CRM gratuit pour les entreprises.
Là, les différentes options à cet égard sont analysées en profondeur.
Le télétravail est devenu un besoin pressant dans des circonstances exceptionnelles. Le plus loin possible, nous devons en faire une opportunité cela optimise le fonctionnement des équipes et constitue un avantage.
PRIME
Après avoir tout essayé, voici les 20 applications essentielles utilisées dans les Ressources pour les PME. Pour gérer les clients, le marketing, les projets, etc.
