Dans le dernier article, nous avons vu une énorme liste de CRM gratuits, une multitude d'applications et de technologies. Aujourd'hui, nous allons devenir plus minimalistes et efficaces, avec juste un tableau magnétique.

Et, comme je l'ai dit en parlant de CRM, plusieurs fois nous passons notre temps à rechercher l'outil technologique parfait, au lieu de faire le travail. En fait, l'outil de recherche parfait est également l'excuse parfaite pour tergiverser.

La vérité c'est que nous n'avons pas besoin de tout ça et que quelque chose d'aussi simple qu'un tableau magnétique, des post-it et des marqueurs suffiront la plupart du temps.

Pourquoi un tableau magnétique

Dernièrement, les systèmes organisationnels qui reviennent à l'essentiel sont en train de devenir à la mode, comme le Bullet journal. Au milieu de tant d'applications, nous aspirons à revenir au physique, au réel et au tangible. C'est pourquoi la papeterie classique comme le papier ou le tableau blanc magnétique fait son grand retour.

Dans le même Silicon Valley, les ingénieurs et programmeurs sont embauchés à l'aide d'un tableau magnétique au célèbre Défi de conception de tableau blanc Oui de nombreux gourous de la technologie reprennent la gestion de leurs tâches d'écriture.

Et c'est que nous sommes en 2018 et encore personne n'a frappé dans le mille avec une application pour des tâches qui ne songe pas à changer bientôt.

Plus loin, travailler par écrit présente de multiples avantages avérés par la science:

  • Réduisez les distractions, parce que Facebook ou Twitter ne sont pas installés sur le tableau magnétique ou le papier.
  • Augmenter la capacité d'apprentissage et mémorisation
  • Au sens propre, tu penses mieux.

Et l'avantage du tableau magnétique par rapport au papier, en matière d'affaires, est clair: vous pouvez travailler en équipe.

Un tableau blanc vous permet de partager avec les autres ce que vous faites, de contribuer et de collaborer de la manière la plus simple et la plus pratique.

Alors, voici 5 façons d'organiser notre entreprise en utilisant uniquement un tableau magnétique, et profitez de tous ces avantages.

1) Résolvez les problèmes à l'aide d'un tableau magnétique

Tableau magnétique Ideapaint
Tableau magnétique Ideapaint

Coincé dans un problème? Vous ne savez pas comment trouver une solution à quelque chose? Une séance de brainstorming, ou réflexion, en utilisant un tableau magnétique, peut être l'antidote.

Rassemblez l'équipe devant le tableau et commencez à noter les idées qui surgissent pendant une période donnée, par exemple 20 minutes ou une demi-heure. Tout se passe dans cette phase et rien n'est censuréCertaines idées servent d'étincelle à d'autres, aussi impossibles qu'elles puissent paraître.

Puis, on filtre et on reste avec les meilleures solutions.

Chez IdeaPaint Company (voir image ci-dessus), ils ont poussé cette idée à l'extrême. L'ensemble du bureau est une sorte de grand tableau magnétique où vous pouvez écrire, noter des idées, résoudre des problèmes et travailler en équipe, à tout moment et en tout lieu.

2) Utilisez le système SCRUM pour organiser les projets

Le SCRUM est un processus qui recueille les meilleures pratiques pour mener à bien un projet.

L'une des maximes de Ressources pour les PME est que les idées ne valent rien et l'exécution est tout. Et la meilleure partie est que pour utiliser la méthode SCRUM, qui s'est avérée facile, efficace et efficiente pour la gestion de projets, tout ce dont vous avez besoin est un tableau blanc magnétique.

Gardons une chose à l'esprit, Ce système de gestion de projet est utilisé dans la plupart des entreprises technologiques en Silicon Valley, et pour le moment vous ne pouvez pas dire qu'ils font quelque chose de mal. En fait, dans la grande série télévisée du même nom, il est apparu plus d'une fois.

Ardoise Silicon Valley
Silicon Valley et l'une des nombreuses ardoises qui apparaissent

L'avantage de ce système est que tout le monde peut voir d'un coup d'œil comment le projet se déroule, ce qui doit être fait, ce qui a déjà été fait, ainsi qu'interagir avec les tâches sur le tableau blanc. C'est quelque chose qu'aucun outil informatique ne peut faire aussi efficacement.

Cet article très intéressant sur comment organiser avec le système SCRUM et comment utiliser le tableau magnétique pour cela, nous aidera.

3) Utilisez le tableau magnétique comme liste de tâches

De cette façon, toujours nous aurons en vue ce que nous avons à faire.

Une particularité de l'esprit humain est que dès que nous perdons de vue quelque chose, nous cessons de l'utiliser. Au contraire, lorsqu'il est présent et, en plus, c'est facile, on l'utilise très souvent.

Le problème avec de nombreuses applications de tâches n'est pas qu'elles sont mauvaises en soi, est qu'ils ne sont pas très pratiques. Parfois, ils nécessitent plus de travail pour entrer dans la tâche que pour faire la tâche elle-même, et dès qu'ils disparaissent de l'écran, ils disparaissent de notre esprit.

Les tâches sur le tableau magnétique nous «surveillent» tout le temps, nous pouvons écrire n'importe quoi à tout moment, et ressentir cette poussée de dopamine et de bonheur, démontrée lorsque nous barrons une tâche.

Et si le conseil d'administration ne correspond pas à trop de tâches, nous ne pouvons pas non plus nous organiser en quelques semaines, tant mieux, car Il a également été vérifié que plus de tâches sont exécutées lorsque la liste est réduite.

4) Utilisez le système Kanban pour tout organiser

Un lancement de projet? La fabrication de quelque chose? Une campagne marketing? Tout projet d'une entreprise peut être exécuté en utilisant d'autres systèmes d'une efficacité prouvée: le kanban.

Encadré dans le Kaizen, la philosophie japonaise d'amélioration continue qui a si bien réussi, le kanban est une méthode d'organisation de l'entreprise qui peut s'appliquer à pratiquement tout.

Et, bien qu'il existe des logiciels de projet qui l'appliquent, rien de mieux que de le faire de manière traditionnelle, pour profiter de tous les avantages cognitifs, pratiques et de travail d'équipe dont nous discutons: simplement utiliser un tableau magnétique.

Cet excellent article de Javier Garzas nous apprend comment appliquer cette méthode dans la pratique, sans outils coûteux, uniquement avec cet espace vide dans lequel écrire, effacer et coller des post-it.

En fait, le kanban n'est pas la seule méthode Kaizen que nous pouvons utiliser sur un tableau noir.

5) Effectuez une analyse SWOT très facilement

SWOT: faiblesses, menaces, forces et opportunités. Une méthode qui peut être utilisée lorsque nous avons besoin de réfléchir et d'élaborer une stratégie sur quoi que ce soit.

Le prochain produit que nous avons en tête est-il le bon? Nous pouvons faire un SWOT. Quelle voie devons-nous suivre lorsque nous avons plusieurs options dans quoi que ce soit? Nous pouvons faire un SWOT de toutes ces alternatives.

Le faire est très simple.

Nous divisons le tableau magnétique en 4 quadrants. L'un sera les faiblesses (facteurs internes qui posent un risque), un autre sera les menaces (facteurs externes qui posent un risque), un autre sera les forces (facteurs internes qui présentent un avantage) et un autre sera les opportunités (facteurs externes qui constituent un avantage). ).

Maintenant, nous rassemblons l'équipe et nous commençons à remplir chaque quadrant sur chaque aspect du SWOT.

Avec une image visuelle et globale des forces, faiblesses, opportunités et menaces, nous aurons beaucoup plus de facilité à prendre une décision appropriée.

Nous expliquons ici plus en détail comment effectuer une analyse SWOT, un système qui fonctionne dans n'importe quelle entreprise.

Le tableau magnétique présente tous les avantages cognitifs du stylo et du papier, plus permettre une collaboration efficace en équipe. En fait, il est fascinant de voir comment quelque chose d'aussi simple peut être l'un des meilleurs investissements qu'une entreprise puisse faire.