Si votre entreprise est en pleine croissance, il y a fort à parier que vos dépenses sont également en expansion … En effet, la croissance d’une entreprise est généralement synonyme d’embauches supplémentaires, d’installation dans de nouveaux locaux, voire de charges fiscales qui se rajoutent.
Dans ce cadre, la mise en place d’une politique comptable claire de suivi des dépenses de votre entreprise s’avèrera très rapidement indispensable.
Pour améliorer son suivi des dépenses, une solution comptable est un élément nécessaire en entreprise.
Le suivi des dépenses, une formalité nécessaire en entreprise
Commençons par une évidence : la rentabilité d’une entreprise passe par un développement des bénéfices mais surtout par un suivi des dépenses rigoureux.
C’est pourquoi la mise en place d’une politique comptable stricte doit nécessairement accompagner la croissance de votre structure.
Dans ce cadre, une attention constante doit ainsi être portée à tous les éléments comptables de votre entreprise, tels que les notes de frais de vos collaborateurs, ou les factures émises par vos fournisseurs.
Ces documents peuvent vous être demandés à tout moment, dans le cadre d’un contrôle fiscal par exemple.
Un suivi de comptabilité rigoureux s’impose donc : gérer les frais professionnels avec Expensya ou tout autre logiciel comptable doit être un réflexe dès lors que vous vous développez.
Par ailleurs, le suivi des dépenses permet à une entreprise de mettre en place une comptabilité analytique sur le long terme : en organisant et structurant vos charges de façon rigoureuse, vous aurez une visibilité claire sur vos sources de dépenses éventuelles. Vous aurez donc la possibilité de mettre en place une politique comptable efficace, de maîtriser votre budget et de gagner en rentabilité.
Quelle solution comptable pour un suivi des dépenses ?
Une solution permettant d’automatiser les dépenses va rapidement s’avérer indispensable.
Il est fortement conseillé de s’orienter vers un logiciel qui dématérialise la totalité du processus comptable, de la saisie des factures au remboursement des notes de frais.
N’attendez pas d’avoir une comptabilité trop lourde à gérer, certains programmes de comptabilité peuvent parfaitement correspondre à des structures à taille humaine, qui doivent gérer quelques lignes de dépenses mensuelles seulement.
Trop de petites structures, convaincues qu’elles peuvent opérer un suivi des dépenses efficace à l’aide d’un simple tableur excel, ne font pas le choix d’un logiciel comptable.
Or, perdre de l’énergie et du temps dans des taches à faible valeur ajoutée est nuisible au développement à moyen terme, et conduisent souvent à des erreurs dont les conséquences peuvent être fatales.
Une solution de suivi des dépenses automatisé doit vous permettre :
- D’avoir accès à toutes les informations disponibles sur les factures émises par vos fournisseurs, de façon à les organiser, les trier et les structurer. Vous faire gagner du temps sur la saisie des factures est la base d’un logiciel comptable efficace.
Au-delà de ce gain de temps, une solution comptable comme Expensya vous permettra d’avoir une visibilité claire sur vos sources de dépenses et ainsi d’optimiser vos charges.
- De réceptionner en quelques clics les notes de frais des différents collaborateurs. Des logiciels comme Expensya permettent de saisir rapidement toutes les factures de restaurant, de déplacement … pour vos collaborateurs, le suivi des dépenses sera considérablement simplifié ; il leur suffira de prendre en photo les justificatifs de notes de frais pour que ceux-ci soient enregistrés conformément à la législation. Grâce à la solution connectée, ils pourront vous soumettre leurs notes de frais en toute simplicité, et vous n’aurez plus qu’à les valider.
